Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana (IO) musi m.in. stosować wobec klientów środki bezpieczeństwa finansowego (środki BF). Są one wymienione w art. 34 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2023 r. poz. 1124 ze zm.), zwanej ustawą AML. Obejmują one m.in.:
- identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości,
- identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu m.in. weryfikacji jego tożsamości.
Gdy za klienta działają inne osoby, np. reprezentanci spółki czy jej pełnomocnicy, wówczas IO, stosując wskazane środki BF, identyfikują osobę(-y) upoważnioną(-e) do działania w imieniu klienta oraz weryfikują jej (ich) tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta.
IO na potrzeby stosowania środków BF mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie. Przewiduje tak art. 34 ust. 4 ustawy AML. Regulacja ta stanowi podstawę prawną do przetwarzania wskazanych informacji czy sporządzania kopii dokumentów tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu. Przy tym nie ustanawia takiego obowiązku. W przypadku spółki z o.o. w regulacji tej chodzi o jej reprezentantów czy pełnomocnika. Natomiast art. 34 ust. 4 ustawy AML nie odnosi się do beneficjentów rzeczywistych klienta. W odniesieniu do nich IO ma podjąć uzasadnione czynności w celu weryfikacji ich tożsamości. W przypadku beneficjenta rzeczywistego m.in. spółki z o.o. (tj. podmiotu, który musi ujawniać dane w CRBR), IO zgodnie z art. 39 ust. 1a ustawy AML może żądać od spółki udostępnienia informacji lub dokumentów pozwalających na identyfikację tożsamości jej beneficjentów rzeczywistych.
Trzeba też mieć na uwadze, że każde biuro rachunkowe w większym lub mniejszym stopniu musi mieć wdrożone zasady ochrony danych osobowych. Dodatkowo art. 34 ust. 5 ustawy AML wymaga, aby przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej IO poinformowała klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o jej obowiązkach wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych.
W kwestii kopiowania dowodów osobistych warto także zwrócić uwagę na wyjaśnienia UODO skierowane co prawda do instytucji finansowych, jednak mogą one być pomocne także w przypadku biur rachunkowych (patrz ramka). Na ich podstawie w uproszczeniu można przyjąć, że jeżeli w odniesieniu do stosunków gospodarczych z danym klientem rozpoznano ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu i oceniono je jako niskie, wówczas wystarczy sporządzić notatkę, że zweryfikowano tożsamość z uwzględnieniem informacji o serii i numerze dowodu osobistego osób upoważnionych do działania w imieniu spółki z o.o. Jeśli natomiast w danej sytuacji takie ryzyko zostanie ocenione jako wysokie, wskazane może być skopiowanie dowodu osobistego takiej osoby.
|
UODO o kopiowaniu dowodów osobistych W dniu 16 sierpnia 2022 r. w aktualności opublikowanej na stronie UODO podkreślone zostało, że UODO niezmiennie stoi na stanowisku, że art. 34 ust. 4 ustawy AML nie uprawnia instytucji finansowych do kopiowania dowodu tożsamości klientów w każdej sytuacji. W przypadku banków UODO, odwołując się do art. 112b Prawa bankowego (Dz. U. z 2021 r. poz. 2439 ze zm.), wskazał, że mają one prawo przetwarzać wszystkie dane osobowe klientów, które są zawarte w dokumentach tożsamości. Nie jest to natomiast równoznaczne z uprawnieniem do wykonywania kopii tych dokumentów. Najczęściej bowiem wystarczające jest okazanie dokumentu tożsamości do wglądu. Natomiast w świetle przepisów AML są uprawnione, by na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wykonywać kopie dokumentów tożsamości. Co jednak ważne, przed zastosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego muszą przeprowadzić ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Jednocześnie przepisy powołanej ustawy dookreślają (art. 35 ustawy AML), kiedy instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego. Źródło: uodo.gov.pl; aktualność pt.: Czy instytucje finansowe mogą kopiować dowody osobiste? |
