• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych, 
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej w ustawie o rachunkowości.

Trzeba jednak pamiętać, że ustawa o rachunkowości wskazuje w art. 76a ust. 3 i art. 76h ust. 1 innego rodzaju warunki, które musi spełnić przedsiębiorca wykonujący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Osoby te:

• muszą posiadać pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie mogą być skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości,
• mają obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.

Podstawowe usługi biura rachunkowego

Biura rachunkowe to firmy, które wykonują działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg. W podstawowym zakresie umowy zawartej z klientem znajduje się przede wszystkim prowadzenie ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy ryczałtowej ewidencji przychodów. W przypadku klientów na księgach rachunkowych, w zakres podstawowej usługi wchodzi:

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości.

Biura prowadzą także ewidencję VAT i przygotowują deklaracje VAT, CIT i PIT.

Kadry i płace

Z usługami księgowymi łączy się obsługa kadrowo-płacowa.

• Usługi kadrowe

Biura świadczą usługi w zakresie kompleksowego prowadzenia teczek osobowych, tzn. zakładanie, kompletowanie i prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników, kartotek wynagrodzeń czy ewidencji czasu pracy. Zajmują się również sporządzaniem dokumentów dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, prowadzeniem spraw związanych z urlopami wypoczynkowymi, okolicznościowymi, macierzyńskimi. Nierzadko w zakresie ich obowiązków jest:

• kontrolowanie terminów kończących się umów o pracę,
• sprawdzanie ważności badań okresowych pracowników,
• kontrolowanie przeprowadzania okresowych szkoleń bhp,
• bieżące rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników i członków ich rodzin, aktualizacja dokumentów ZUS.

• Usługi płacowe

Biura rachunkowe zajmują się naliczaniem wynagrodzeń dla pracowników, zleceniobiorców, a także osób, które zasiadają w organach stanowiących spółek kapitałowych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz przy uwzględnieniu danych zmiennych dostarczanych przez klienta. Ustalają prawo do wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i wypadkowego. Zajmują się, naliczaniem, pobieraniem i odprowadzaniem wpłat na PPK. Poza tym w zakresie obowiązków mają przygotowywanie zgłoszeń i deklaracji do ZUS.

Dodatkowe usługi

Biura rachunkowe, aby pozyskać i utrzymać klientów, oferują im coraz to nowe usługi.

• Dokonywanie rozliczeń

Biura oferują swoim klientom dokonywanie rozliczeń z PFRON z tytułu zbyt niskiego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zajmują się też składaniem dokumentów o wypłatę wsparcia z PFRON w postaci dofinansowania do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników. Prowadzą także dokumentację dotyczącą Funduszu.

Kolejną usługę stanowi dokonywanie rozliczeń z tytułu opłat środowiskowych. Chodzi tu m.in. o opłaty:

• z tytułu korzystania ze środowiska,
• produktowe,
• recyklingowe.

• Obsługa programów wsparcia

W ofercie coraz częściej pojawia się pomoc w zakresie pozyskiwania dotacji. Dotyczy to w szczególności wsparcia udzielanego przez powiatowe urzędy pracy. Przykładowe instrumenty to:

• refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy,
• dofinansowanie wynagrodzenia za zatrudnienie bezrobotnego w wieku 50+,
• refundacja składek na ubezpieczenia społeczne za bezrobotnych do 30. roku życia.

• Zatrudnianie cudzoziemców

Pracownicy biur rachunkowych często zajmują się profesjonalną pomocą w zatrudnianiu obcokrajowców. Doradzają swoim klientom w zakresie możliwości zatrudnienia obcokrajowców i zakresu formalności do wypełnienia w tym celu. Poza doradztwem sami zajmują się również składaniem dokumentów w celu uzyskania stosownych zezwoleń czy rejestracji oświadczeń. Następnie biuro pilnuje terminów tych dokumentów i dokonuje ewentualnych czynności celem ich przedłużenia.

• Delegowanie pracowników

Świadczone są również usługi dotyczące delegowania pracowników. Chodzi tu m.in. o:

• przygotowywanie pełnej dokumentacji dla osób świadczących usługi transgraniczne,
• kontrolowanie okresów wyjazdów pracowników,
• przygotowywanie wniosków o zaświadczenie A1 do krajów UE,
• dokonywanie rozliczeń ZUS,
• konsultacje prawne, podatkowe dla przedsiębiorców, którzy delegują pracowników za granicę lub planują tego rodzaju usługi,
• przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

• Biuro pełnomocnikiem

Coraz powszechniejsze staje się ustanawianie biura pełnomocnikiem. Pełnomocnikiem przedsiębiorcy może zostać osoba fizyczna, np. właściciel biura rachunkowego, a także osoba prawna, np. biuro rachunkowe działające w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wyróżnia się pełnomocnictwo:

• ogólne,
• rodzajowe,
• szczegółowe.

Przykładowo pełnomocnik wpisany do rejestru pełnomocników CEIDG może być upoważniony do prowadzenia spraw przedsiębiorcy związanych z wykonywaną przez niego działalnością gospodarczą, głównie przed urzędami administracji publicznej, a także związanych z treścią wpisu w CEIDG. Przedsiębiorca może dokładnie określić, do jakich czynności w CEIDG upoważnia pełnomocnika, tj. do:

• zmiany wpisu w CEIDG,
• wpisu informacji w CEIDG o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej,
• wpisu informacji w CEIDG o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej,
• wniosku o wykreślenie wpisu w CEIDG,
• prowadzenia sprawy za pośrednictwem Punktu Informacji dla Przedsiębiorcy, w tym składania elektronicznie dokumentów urzędowych na Biznes.gov.pl.