Kto może założyć biuro rachunkowe?

Zgodnie z art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów Prawa przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

• prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• sporządzania sprawozdań finansowych,
• gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą o rachunkowości.

Taką działalność mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które spełniają warunki z art. 76a ust. 3 ustawy o rachunkowości, tj.:

• mają pełną zdolność do czynności prawnych,
• nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, przestępstwo skarbowe oraz przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych ma ponadto obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością (art. 76h ustawy o rachunkowości). Szczegółowe kwestie z tym związane reguluje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1616).

Nie ma natomiast żadnych ustawowych kryteriów w zakresie wykształcenia, doświadczenia czy wykazania się odpowiednim świadectwem, certyfikatem albo innym uprawnieniem przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub osób faktycznie wykonujących czynności z tego zakresu. We wcześniejszych latach Ministerstwo Finansów wydawało świadectwa kwalifikacyjne, a później certyfikaty księgowe, potwierdzające spełnianie określonych wymagań do wykonywania czynności w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak z dniem 10 sierpnia 2014 r. ustawa o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych zniosła obowiązek posiadania tych uprawnień. Trzeba natomiast wiedzieć, że obecnie Ministerstwo Finansów prowadzi prekonsultacje na temat przyszłości zawodu księgowego i być może w ich wyniku dojdzie do określenia pewnych kryteriów, których spełnienie będzie niezbędne do wykonywania czynności księgowych w biurze rachunkowym.

Biuro rachunkowe bez rejestracji?

Definicja przedstawiona w art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości oznacza, iż do prowadzenia biura rachunkowego konieczne jest dokonanie wcześniejszej rejestracji własnej działalności gospodarczej. Obecnie nie ma możliwości usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie działalności nierejestrowej, nawet jeżeli przychód z takiej działalności w żadnym miesiącu nie przekracza 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Zdarza się, że osoby fizyczne prowadzą na podstawie umowy zlecenia lub umów o pracę na cząstki etatu księgi rachunkowe w kilku podmiotach. Nie jest to uznawane za działalność gospodarczą wymagającą rejestracji, o ile nie nosi znamion tej działalności. Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 ze zm.) działalnością gospodarczą jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły.

Forma działalności

Biuro rachunkowe może być prowadzone w dowolnie obranej formie prawnej. Przy czym to, jaka forma zostanie wybrana, warunkuje dalsze postępowanie związane z otwarciem biura. Biuro rachunkowe można prowadzić w formie spółki kapitałowej (np. spółki z o.o.) bądź osobowej (np. spółki jawnej). W takim przypadku, po spełnieniu warunków niezbędnych do rozpoczęcia funkcjonowania przez spółkę danego typu, należy dokonać jej wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednakże najprostszą formą prowadzenia własnej firmy jest jednoosobowa działalność gospodarcza, rejestrowana na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wpisu do CEIDG można dokonać drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu biznes.gov.pl. Złożenie wniosku CEIDG-1 (o wpis przedsiębiorcy) do ewidencji drogą elektroniczną wymaga podpisania tego wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym. Rejestracji firmy jednoosobowy przedsiębiorca może dokonać również w tradycyjnej formie, składając formularz w dowolnie wybranym urzędzie gminy. Wniosek można też wysłać pocztą, przy czym w takiej sytuacji niezbędne jest notarialne poświadczenie złożonego pod wnioskiem podpisu.

Wybrana forma działalności biura rachunkowego determinuje sposób opodatkowania i rodzaj ewidencji księgowej, na podstawie której będzie się rozliczało biuro rachunkowe. Spółki z o.o. i komandytowe muszą od momentu rozpoczęcia działalności prowadzić księgi rachunkowe. Natomiast spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych oraz przedsiębiorstwa osób fizycznych mogą od początku działalności zaprowadzić księgę podatkową; przedsiębiorcy prowadzący działalność w tych formach mogą również zaprowadzić ewidencję przychodów (por. art. 12 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 lit. l ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz. U. z 2024 r. poz. 776 ze zm.). W zależności od sytuacji przedsiębiorcy należy dokonać odpowiednich wyborów i zgłoszeń w zakresie opodatkowania podatkiem dochodowym i oskładkowania.

PKD dla biura rachunkowego

Zakładając własną firmę przedsiębiorca jest zobowiązany określić przedmiot prowadzonej działalności zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności PKD 2007. Dział 69 klasyfikacji PKD określa działalność prawniczą, rachunkowo-księgową i doradztwo podatkowe. W dziale tym należy wybrać podklasę 69.20.Z działalność rachunkowo-księgowa i doradztwo podatkowe. Obejmuje ona księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych, wykonywanych na zlecenie, sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych, kontrolę i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/biegłych rewidentów). Ponadto dotyczy działalności polegającej na przygotowywaniu dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych oraz na doradztwie podatkowym i reprezentowaniu klientów przed organami podatkowymi. Nie obejmuje natomiast działalności polegającej na przetwarzaniu danych, konsultacji w zakresie zarządzania, np. systemami księgowymi, czy procedurami kontroli wydatków.

Biuro rachunkowe bez VAT?

Odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, co do zasady, podlega opodatkowaniu VAT. W określonych przypadkach podatnicy mogą jednak korzystać ze zwolnienia z VAT, np. ze względu na wartość sprzedaży. Zwolnienie z VAT przysługuje tzw. drobnym przedsiębiorcom, tj. podatnikom posiadającym siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty określonej w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, tj. 200.000 zł. Również podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy rozpoczynają w trakcie roku podatkowego wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT, mogą być podmiotowo zwolnieni z VAT, jeżeli przewidywana przez nich wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym, kwoty 200.000 zł. Tak wynika z art. 113 ust. 9 ustawy o VAT.

Trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT zawarł katalog czynności wyłączających z możliwości stosowania zwolnienia podmiotowego. Nie mogą z niego korzystać m.in. podatnicy świadczący usługi prawnicze, doradcze (z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego).

W kontekście możliwości korzystania ze zwolnienia na podstawie art. 113 ustawy o VAT istotny jest zatem charakter wykonywanych przez podatnika czynności.

Minister Finansów w interpretacji ogólnej z dnia 9 kwietnia 2015 r., nr PT3.8101.2.2015.AEW.16, wyjaśnił, że biorąc pod uwagę katalog czynności uznawanych za doradztwo podatkowe w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym, do celów stosowania art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. b) ustawy o VAT, za czynności o charakterze doradczym powinny zostać uznane tylko czynności polegające na udzielaniu porad, opinii i wyjaśnień z zakresu obowiązków podatkowych i celnych oraz w sprawach egzekucji administracyjnej związanej z tymi obowiązkami. Natomiast czynności polegające na prowadzeniu ksiąg i ewidencji podatkowych, zdaniem MF, bliskie są działalności zawodowej osób uprawnionych do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli czynnościom księgowym, a czynności polegające na sporządzaniu deklaracji i zeznań podatkowych mają w znacznej mierze charakter techniczny, a nie prawny. Oznacza to, że czynności te nie stanowią doradztwa, o którym mowa w ustawie o VAT, niezależnie od tego, że zostały uznane za czynności doradztwa podatkowego w rozumieniu ustawy o doradztwie podatkowym.

Podobnie uznał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 marca 2024 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.613.2023.2.PM.

Reasumując, z uwagi na to, że czynności polegające na usługowym prowadzeniu ksiąg i ewidencji podatkowych, a także na sporządzaniu deklaracji i zeznań podatkowych nie stanowią doradztwa, to podatnik wykonujący takie czynności może skorzystać z ww. zwolnienia z VAT (pod warunkiem, że limit obrotów na to pozwala).

Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT, co do zasady, nie musi wystawiać faktur dokumentujących wykonywane usługi. Ma obowiązek wystawienia faktury, jeżeli zażąda tego nabywca towaru lub usługi, a żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Stanowi o tym art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT.

Z kolei podatnik VAT prowadzący biuro rachunkowe, w myśl art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, dokonując sprzedaży, jest zobowiązany do wystawienia faktury, gdy nabywcą towaru czy usługi jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Fakturę należy wystawić w terminie określonym w art. 106i ust. 1 i 2 ustawy o VAT.