Każdy dowód księgowy powinien być skontrolowany i opisany, co wynika z ustawy o rachunkowości. Kto powinien sprawdzać i opisywać dowody w przypadku, gdy księgi rachunkowe jednostki prowadzi biuro rachunkowe - pracownicy biura czy jego klienci?
Dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Stanowi o tym art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wyznacza trzy kierunki kontroli dowodów księgowych, tj. pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Na okoliczność sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach zamieszcza się na nim stosowną adnotację, co z kolei wynika z art. 21 ust. 1 pkt 6 ww. ustawy.
| Jeśli księgi rachunkowe jednostki prowadzi biuro rachunkowe, to kwestie związane z kontrolą dowodów księgowych powinna określać umowa o usługowe prowadzenie ksiąg. Najczęściej zapisuje się w niej, że kontroli merytorycznej dokonuje klient biura rachunkowego, a kontroli formalnej i rachunkowej - wyznaczony pracownik biura. |
Wynika to z tego, że kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dowód dokumentuje faktyczną operację gospodarczą oraz czy jest zgodny z treścią zawartych umów bądź decyzjami podjętymi przez uprawnione osoby. Do przeprowadzenia tej kontroli wymagana jest wiedza najczęściej wykraczająca poza informacje posiadane przez pracowników biura rachunkowego. Dlatego też dokonać jej powinien klient przed przekazaniem dokumentów do biura. Przez klienta biura rozumie się kierownika jednostki prowadzącej księgi rachunkowe lub upoważnioną przez niego osobę. Na okoliczność dokonania kontroli merytorycznej na dowodzie powinien się znaleźć podpis osoby dokonującej tej kontroli. Dobrze jest też, dokonując weryfikacji dowodu pod tym kątem, zamieścić na dowodzie krótki opis wskazujący, czego dowód dotyczy. Bez tego, z samej treści dowodu otrzymanego od klienta biura rachunkowego nie zawsze bowiem jednoznacznie wynika właściwy sposób ujęcia go w księgach rachunkowych (dekretacji).
Z kolei kontroli formalnej i rachunkowej dokonywać mogą pracownicy biura rachunkowego. Oczywiście nie ma też przeszkód, by dokonywali jej pracownicy jednostki będącej klientem biura. Kontrola ta polega na ustaleniu, czy dany dowód księgowy jest poprawnym i legalnym dokumentem w świetle przepisów prawa obowiązującego jednostkę oraz czy dane liczbowe, które zawiera, są prawidłowe. Fakt dokonania kontroli w tym zakresie również odnotowuje się na dowodzie, wraz z podpisem osoby dokonującej kontroli.